Datenschutzerklärung
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Transparenz und der Schutz Ihrer Daten sind uns wichtig.
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist:
Patrick Föllmi, p.foellmi@gebau.ch
Zwecke der Datenverarbeitung durch die verantwortliche Stelle und Dritte
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt.
Im Rahmen von Geschäftsbeziehungen
Wir bearbeiten Ihre Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden, anderen Geschäftspartnern und weiteren daran beteiligten Personen erhalten. Das sind insbesondere Kontaktdaten wie Anrede, Vorname, Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Kontaktdaten sowie Kommunikationsdaten wie ausgetauschte Kommunikationsinhalte aus E-Mails, sonstiger schriftlicher Korrespondenz, Telefongesprächen, Videokonferenzen etc. und Angaben über Art, Zeitpunkt und Ort der Kommunikation. Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einwilligung bearbeitet (z.B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte).
Soweit erlaubt, entnehmen wir auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Medien, Internet, Social Media etc.) Daten. Neben Daten, die Sie uns direkt geben, sind es Daten, die wir von Dritten (Behörden, Kreditauskünfte, Banken, Adresshändler, sonstigen Dritten) über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren, im Zusammenhang mit Ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten, Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Angaben, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (z.B. Familie, Berater, Rechtsvertreter, Arbeitgeber) geben, damit wir Verträge mit oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Vollmachten), Ihre Adresse und ggf. Interessen und weitere soziodemographischen Daten (für Marketing).
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen handelt es sich insbesondere, aber nicht abschliessend, um die folgenden Bereiche:
Vermietungsprozess
Im Vermietungsprozess werden Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern bearbeitet, soweit dies für den Vermietungsprozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen- namentlich die Mietinteressierten durch Zustellung des entsprechenden Formulars – erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung. Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen (namentlich Wirtschaftsauskünfte). Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten.
Mietverhältnis
Im Zusammenhang mit einem Mietverhältnis bearbeiten wir die Daten, um das Mietverhältnis zu begründen, aufrecht zu erhalten und abzuwickeln. Folgende Daten der Mieterinnen und Mieter (vgl. auch unsere Formulare) werden namentlich erhoben:
- Name, Vorname, Geburtsdatum, Telefonnummern, E-Mail
- Postanschrift bei Abschluss des Mietvertrages, weitere Adressen des Mieters
- besondere Anforderungen an die Wohnung
- Daten über Zahlungen, Kontenverbindungen und offene Forderungen
- Anzahl und Identität der im Haushalt lebenden Personen
- Daten über den Zustand und die Ausstattung der Wohnung
- Inhalt von Untermietverträgen, wenn diese abgeschlossen werden
- Verbrauchsdaten für Heizung, Kalt- und Warmwasser (durch Drittunternehmen erhoben, diese Daten werden allenfalls an ein Abrechnungsunternehmen weitergeleitet)
- Verbrauchsdaten für Energie etc., um eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen (durch Drittunternehmen erhoben, diese Daten werden allenfalls an ein Abrechnungsunternehmen weitergeleitet)
- Informationen zum Mieterverhalten im Rahmen der Nutzung der Wohnung (Vertragsverstösse, Schadensverursachung), wenn notwendig
- Informationen, die der Mieter dem Vermieter oder seinen Beauftragten (Hausverwaltung, Handwerkern, Mitarbeitern) mitteilt oder die von diesen übermittelt werden
Wenn wir Informationen von Dritten über Mieterinnen und Mieter oder im Haushalt lebende Personen erhalten (bspw. Beschwerden), werden diese Informationen gespeichert und bearbeitet. Wir können bei derartigen Anlässen weitere Informationen erheben. Weitere Daten erheben und bearbeiten wir, soweit daran ein berechtigtes Interesse besteht und die Mieterinnen und Mieter kein überwiegendes Interesse daran haben, dass wir diese Informationen nicht erheben.
Vermarktungsprozess
Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.
Datensicherheit
Wir bedienen uns angemessener technischer und organisatorischer Massnahmen bei den Systemen, um Ihre von uns gespeicherten Daten vor Verlust, Zerstörung, Veränderung und dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.
Zu den Sicherheitsmassnahmen technischer Natur gehören z.B. die Verschlüsselung (einschliesslich Login Daten) und Pseudonymisierung von Daten, Protokollierungen, Zugriffsbeschränkungen und die Speicherung von Sicherheitskopien.
Auch den eigenen, unternehmensinternen Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Unsere Mitarbeitenden und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Unsere Auftragsbearbeiter werden ebenfalls dazu verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zu treffen. Überdies wird diesen der Zugriff auf die persönlichen Daten nur soweit notwendig gewährt.
Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst. Ein absoluter Schutz kann aber nicht garantiert werden.
Dauer der Bearbeitung Ihrer Personendaten
Wir bearbeiten Ihre Daten nur, solange es für den jeweiligen Zweck und die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten (z.B. bis zum Abschluss des Prozesses, 5 Jahre bei Rüge- und Verjährungspflichten nach SIA etc.) erforderlich ist, einschliesslich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (in der Regel 10 Jahre), oder wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilt haben. Wir bearbeiten weiter Ihre Daten, solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben. Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn wir Personendaten benötigen, um Ansprüche durchzusetzen oder abzuwehren, zu Archivierungszwecken und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit.
Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Website
Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Namen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschliesslich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an. Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website
- Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website
- Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität
- weiteren administrativen Zwecken
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf unserem berechtigten Interesse aus den vorgenannten Zwecken zur Datenerhebung. Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Empfänger der Daten sind nur die verantwortliche Stelle und ggf. Auftragsverarbeiter.
Anonyme Informationen dieser Art werden von uns ggfs. statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren.
SSL-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL) über HTTPS.
Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Fragen an den Datenschutzbeauftragten
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die für den Datenschutz verantwortliche Person in unserer Organisation:
Patrick Föllmi, p.foellmi@gebau.ch